Politisk overblik: Maratonmøde i ØU

Dragør Boldklub har ansøgt Dragør Kommune om tilladelse til, at boldklubben kan sælge navnerettighederne til opvisningsbanerne – indledningsvist til virksomheden ”Stanley”.

Denne virksomhed har efterfølgende trukket sig, men Holger Danske Flytteforretning har efterfølgende tilbudt at købe navnerettighederne.

Dragør Boldklub oplyser følgende vilkår:

• ”Der er aftalt et beløb på kr. 30.000,- ex moms for navnerettighederne til vores opvisningsbane (vi tegner for ét år ad gangen)
• Stanley (nu Holger Danske Flytteforretning) vil få reklameplads under måltavlen på opvisningsbanen, samt banner på vores balkon og banner/skilt på klubhusets facade
• Derudover vil Stanley (nu Holger Danske Flytteforretning) fremgå på DBU”s hjemmeside og app.

Det skal siges at vi selv ejer klubhuset og naturligvis også måltavlen, som er de steder der skal sættes reklame/banner op.”

Administrationen skal oplyse, at Statsforvaltningen, Tilsynet, tidligere har behandlet en sag om Viborg Kommunes salg af navnerettighederne til et stadion.

Tilsynet afgjorde dengang, at en kommune lovligt selv ville kunne sælge navnerettighederne til et stadion, såfremt den pris der blev aftalt dokumenterbart er markedsprisen.

Da der her er tale om en forening som gerne vil sælge navnerettighederne til et kommunalt areal, har kommunen formentlig ingen forpligtelse til at sikre, at den aftalte pris er markedsprisen, men spørgsmålet er herefter om kommunen lovligt kan give tilladelse til, at klubben opnår fortjeneste gennem et evt. salg af navnerettighederne – og dermed støtte klubben ad den vej.

Dragør Boldklubs baner er beliggende på kommunalt ejede arealer, og i den sammenhæng har det efter administrationens opfattelse, ingen betydning om navneskiltet opsættes på inventar/ejendom som er ejet af klubben – som det f.eks. er tilfældet med bandereklamer som lovligt kan opsættes på klubbens bander -, da navnerettighederne vedrører området som sådan.

Kommuners adgang til at støtte foreninger; herunder sportsforeninger er reguleret af kommunalfuldmagtsreglerne, folkeoplysningsloven – samt lov om eliteidræt.

Kommunalfuldmagtsreglerne og folkeoplysningslovens indeholder selvsagt ingen regler om, at foreninger m.v. ikke må drive kommerciel virksomhed, men reglerne slår fast at kommuner ikke lovligt kan støtte den kommercielle del af foreningsvirksomheden.

Lov om eliteidræt slår i § 7 fast, at ”kommuner kan yde økonomisk støtte til eliteidræt, med mindre der er tale om egentlig erhvervsvirksomhed”.

I bemærkningerne til bestemmelsen anføres, at erhvervsvirksomhed defineres som situationer/dispositioner som udøves med fortjeneste for øje.

Det er administrationens vurdering at et salg af navnerettigheder er en disposition som foretages med fortjeneste for øje set i forhold til boldklubbens egentlige foreningsudøvelse og at der dermed er tale om en kommerciel disposition som kommunen ikke lovligt kan støtte.

Administrationen anbefaler derfor, at der gives boldklubben afslag på ansøgningen om at måtte sælge navnerettighederne.

Der skal tages principiel stilling til om Dragør Sports- og Motionsforening kan få tilladelse til – for foreningens egne midler – at foretage en tilbygning til Hollænderhallen som forøger foreningens træningslokaler.

INDSTILLING:

Administrationen indstiller, at der gives Dragør Sports- og Motionsforening afslag på at foretage en tilbygning til Hollænderhallen med begrundelse om, at ingen af de ønskede placeringer lader sig udføre samt at Dragør Kommune ikke ønsker privat byggeri som en del af en i øvrigt kommunal, offentlig ejendom.

Engparken ansøger om tilladelse til at optage et 12-årigt realkreditlån på 2.150.000 kr. vedr. individuelle boligforbedringer under den kollektive råderet.

INDSTILLING:

Administrationen anbefaler at der gives Engparken tilladelse til at optage et 12-årigt realkreditlån på 2.150.000 kr.

SAGSFREMSTILLING:

Engparken har ansøgt om tilladelse til at optage et 12-årigt realkreditlån på 2.150.000 kr.

Realkreditlånet skal ”udligne” de lån som afdelingen selv hidtil har ydet til individuelle boligforbedringer under den kollektive råderet.

Den kollektive råderet indebærer, at lejerne kan forbedre boligen på punkter som lejer ellers ikke har adgang til – f.eks. nye køkkener´/nye badeværelser.

Udgiften til forbedringerne (råderetssagerne) finansieres i henhold til reglerne indledningsvist som et lån, ydet af afdelingens egne midler (henlæggelserne).

Tilbagebetalingen af de ydede lån påhviler det enkelte lejemål der har gjort brug af råderetten indtil lånet er tilbagebetalt.

Når lånesummen har nået et vist niveau, kan afdelingen tage stilling til, at der bør optages ekstern finansiering til råderetssagerne.

Da lånene – når de ydes af afdelingens egne midler – tages fra henlæggelserne, vil dette kunne gøre afdelingen sårbar overfor f.eks. udsving i vedligeholdelsesbehovet, og en optagelse af et realkreditlån til råderetsarbejderne vil herefter medvirke til at sikre afdelingen likviditet.

De lån som hidtil er ydet af afdelingen til råderetsarbejder er på ca. 2.150.000 kr., svarende til størrelsen af det realkreditlån som ønskes optaget.

Der vil ikke blive tale om lejestigninger, da der i forhold til lejerne er tale om allerede realiserede råderetsarbejder som lejerne betaler ydelserne på.

Boligselskabet søger ikke om kommunalgaranti for lånet.

Administrationen vurderer, at der er tale om en økonomisk fornuftig disposition i henhold til reglerne, og anbefaler derfor at der gives tilladelse til den ansøgte låneoptagelse.

Revisionsfirma BDO har revideret Dragør Kommunes aflagte anlægsregnskab for anlægsarbejdet ”Byggemodning midlertidig boligplacering”. Revisionspåtegning fra BDO forelægges hermed til godkendelse.

INDSTILLING:

Administrationen indstiller, at revisionspåtegning for anlægsarbejdet godkendes.

SAGSFREMSTILLING:

Dragør Kommunes revisionsfirma BDO har udført revision af kommunens aflagte anlægsregnskab for anlægsarbejdet ”Byggemodning midlertidig boligplacering” for perioden 26. februar 2015 til 26. oktober 2017.

Anlægsregnskabet udviser en samlet anskaffelsessum på kr. 3.612.811 kr. ekskl. moms.

BDO vurderer, at anlægsregnskabet for ”Byggemodning midlertidig boligplacering” for ovenstående periode er rigtigt i alle væsentlige henseender. Det vil sige, at anlægsregnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med retningslinjerne i Økonomi- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision m.v.

Rammeaftale på det højt specialiserede socialområde og specialundervisningsområde 2019-2020 forelægges til politisk godkendelse.

INDSTILLING:

Administrationen indstiller, at Rammeaftale 2019-2020, herunder Udviklingsstrategi og Styringsaftale, godkendes.

SAGSFREMSTILLING:

Baggrund og proces

Kommunerne har ansvaret for koordineringen af det specialiserede socialområde og specialundervisning, herunder ansvaret for udarbejdelse af en toårig rammeaftale for det specialiserede social- og undervisningsområde.

Rammeaftale 2019-2020 fremlægges hermed til godkendelse.

KKR Hovedstaden har på møde den 10. september 2018 anbefalet, at kommunerne og Region Hovedstaden godkender Rammeaftale 2019-2020 på det højt specialiserede socialområde og specialundervisningsområdet.

Rammeaftale 2019-2020 skal ifølge lovgivningen være fastsat senest den 15. oktober 2018 og skal derfor om muligt være behandlet i kommunerne og regionen senest d. 12. oktober.

Rammeaftale 2019-2020

Rammeaftalen fokuserer på de konkrete aftaler, der er indgået for 2019-2020 om styring og udvikling af det tværgående specialiserede social- og undervisningsområde.

Rammeaftalen indeholder tekniske bilag til Udviklingsstrategien og Styringsaftalen. I de tekniske bilag findes uddybende beskrivelser af kapacitet, belægning, udviklingsprojekter, fokusområder m.v.

Takstaftalen for 2019-2020 lyder: At udgifter per dag i de takstbelagte tilbud på det specialiserede socialområde og specialundervisningsområdet til og med 2020 maksimalt må stige med pris- og lønfremskrivningen minus 0,5 procent årligt som gennemsnit i en 6-årig periode i forhold til pris- og lønniveauet i 2014.

Rammeaftale 2019-2020 tager udgangspunkt i de fælles mål, som kommunerne og Region Hovedstaden har udarbejdet. Fokusområdet i Rammeaftalen 2019-2020 vil være, om hovedstadsregionen har en relevant og aktuel tilbudsvifte, som lever op til kommunernes behov på det specialiserede social- og specialundervisningsområde.

Børne-, Fritids- og Kulturudvalget drøftede ressourcedelingsmodellen på mødet 15. august 2018. Et enigt udvalg ønskede, at det tydeliggøres i tildelingsmodellen, at der stadig er et politisk krav om anvendelse af 60/40 fordeling for pædagogisk personale. Udvalget ønskede desuden, at den videre behandling af sagen sker på næste møde i BFKU den 12. september 2018.

Administrationen har i samarbejde med dagtilbudslederne udarbejdet et forslag til tildelingsmodel på dagtilbudsområdet. Modellen tildeler institutionerne budget på baggrund af børnetal, åbningstid med videre og har til formål at danne grundlag for udarbejdelse af det administrative budget 2019 og efterfølgende år.

Ressourcetildelingsmodellen blev sendt i høring den 31. maj 2018.

INDSTILLING:

Administrationen indstiller,

1.	at	ressourcetildelingsmodellen for dagtilbudsområdet godkendes
2.	at	styringsdokument for dagtilbudsledere godkendes.

SAGSFREMSTILLING:

På baggrund af drøftelsen i Børne-, Fritids- og Kulturudvalget 15. august 2018, hvor et enigt udvalg ønskede, at det politiske krav om anvendelse af 60/40 fordeling for pædagogisk personale tydeliggøres i tildelingsmodellen, har administrationen udarbejdet ”Styringsdokument for ledere på dagtilbudsområdet”, som er vedlagt som bilag.

60/40 fordelingen mellem pædagoger og pædagogmedhjælpere fremgår også af budgetmappen faneblad 9 side 9, som vil indgå i den endelige budgetpublikation.

Kommunalbestyrelsen godkendte på sit møde den 26. april 2018 ”Grundlag for rammestyring i Dragør Kommune”, jf. vedlagte bilag.

Overordnet set har tildelingsmodellen til formål, at få fastlagt tildelingen af budgetrammen for institutionerne og fastlægge principperne for, hvordan rammen tilpasses når der sker aktivitetsændringer over tid. Som forudsat i ”Grundlaget for rammestyring i Dragør Kommune”, har den enkelte institutionsleder derefter mulighed for at disponere indenfor for den tildelte budgetramme.

På baggrund af vedtagelsen af den nye dagtilbudslov den 24. maj 2018, skal Børne-, Fritids- og Kulturudvalget træffe beslutning om indførelsen af deltidspladser for forældre på barsels- eller forældreorlov, til børn i husstanden i aldersgruppen fra 26 uger og indtil skolestart.

INDSTILLING:

Administrationen indstiller, at det godkendes, at der i reduktionen af forældretaksten tages højde for, at der er udgifter, som ikke er afhængige af den tid, barnet er i dagtilbuddet.

SAGSFREMSTILLING:

Forældre, hvoraf en eller begge afholder fravær i medfør af barselsorloven, har fra 1. juni 2018 ret til en deltidsplads på 30 timer om ugen i et dagtilbud til børn i husstanden i aldersgruppen fra 26 uger og indtil skolestart mod en reduceret egenbetaling.

Forældretaksten til deltidspladsen i et dagtilbud reduceres som følge af den nedsatte tid. I reduktionen af forældrebetalingen tages der højde for, at der er udgifter forbundet ved en dagtilbudsplads, som er uafhængigt af den tid barnet er i dagtilbuddet eksempelvis ledelse, rengøring og børnerelaterede aktiviteter.

Det er ikke forventningen, at tilbuddet bliver efterspurgt. Er der flere end 5 børn i et enkelt dagtilbud eller samlet flere end 20 børn i kommunen der benytter tilbuddet, vil administrationen udarbejde en analyse af konsekvenserne for dagtilbuddene til Børne-, Fritids- og Kulturudvalget.

Dragør Kommune har i 2017 gennemført en 3-i-1 måling, som består af arbejdspladsvurdering, medarbejdertrivsel og ledelsesevaluering. Økonomiudvalget har ønsket denne statusopdatering i efteråret 2018.

SAGSFREMSTILLING:

Der er i efteråret 2017 gennemført en 3-i-1 måling i hele organisationen. Målingen omfatter arbejdspladsvurdering, trivselsmåling og ledelsesvurdering. Målingen er en del af de faste tilbagevendende HR-processer (LUS, MUS osv.) og gentages hvert andet år.

Langt det største arbejde med 3-i-1 målingerne foregår dog decentralt mellem ledere, medarbejdere og i MED-samarbejdet. Dialogen mellem ledere og medarbejdere decentralt forløber langt de fleste steder i en god og konstruktiv ånd. På de områder, hvor resultaterne i målingen ikke ser gode ud, følger HR op på målingerne sammen med lederne.

Ved siden af dette arbejdet har ØU besluttet fire tværgående temaer for Dragør Kommune. De fire tværgående temaer har været drøftet i direktionen, chefgruppen, HMU, ØU og KB i starten af 2018. Til de fire temaer udarbejder fagområderne handleplaner, hvilket der løbende er en god dialog om. De 4 temaer og handleplanerne understøttes desuden med en række tiltag, som der nedenfor gives nogle eksempler på.

Tema 1: Bedre udbytte af MUS, LUS og 3-i-1 handleplaner

Andelen der har gennemført MUS og LUS er steget fra 27 % i 2015 til 72 % i 2017. Alligevel er 3 af de spørgsmål, som medarbejderne vurderer lavest, opfølgningen på MUS, LUS og handleplan. Der vil fortsat være fokus på og dialog om, at lederne får holdt udviklingssamtalerne og får fulgt op på disse.

Tema 2: Forsætte indsats for arbejdsglæde og god konflikthåndering

Overordnet set har der ikke været de store udsving i resultatrapporterne fra 2015 til 2017. De største ændringer er positive og har sammenhæng med de tværgående indsatser som blev iværksat i 2015.

På MED-dagen i foråret, hvor alle MED-repræsentanter, samt arbejdsmiljørepræsentanter var inviteret, var fokus på det fysiske og psykiske arbejdsmiljø samt relationer, og alle deltagere fik konkrete forslag til, hvordan de kunne afdække og arbejde med arbejdsmiljøet på deres arbejdsplads.

Der har endvidere været afholdt kursus om arbejdsglæde i foråret 2018, og ’projekt arbejdsglæde’ er en indsats, der desuden arbejdes med på flere fagområder, og som udbydes igen til efteråret. I forhold til konflikthåndtering har der været arbejdet målrettet på udvalgte fagområder med kurser og sparring.

Tema 3: Oplevelsen af stress + balance mellem tid og opgaver

For at forebygge og håndtere stress samt oplevelse af ubalance mellem tid og opgaver har Dragør Kommune indgået aftale med en erhvervscoach. I den forbindelse vil der i efteråret blive afholdt en kursusrække for ledere i kommunen om håndtering af stresssymptomer. Der har været stor tilslutning til kursusrækken, og der var flere tilmeldte end pladser. Herudover bliver der også tilbudt individuelle stressforløb til medarbejdere og ledere.

Herudover indgår der i kursuskataloget for 2018 flere kurser om stress, trivsel og personlig planlægning.

Tema 4: Krænkende adfærd – mobning og chikane

Andelen af medarbejdere, der har oplevet mobning og/eller chikane er fra 2015 til 2017 gået ned fra 10 % til 8 %. Der er væsentlig nedgang i andelen, hvor mobning eller chikane kommer fra lederen (fra 34 % til 16 %). Samlet set er antallet, der oplever mobning eller chikane, dog fortsat for højt (ca. 80 medarbejdere). For langt de fleste, som har nævnt mobning og chikane i deres 3-i-1 rapport, har der enten allerede været iværksat tiltag, eller det er blevet nævnt som fokusområde i handleplanerne. På de arbejdspladser, hvor der i rapporten står, at der ikke er taget hånd om situationen, og hvor det heller ikke er nævnt i handleplanene, er der blevet taget kontakt til de pågældende ledere med en dialog om og hjælp til, hvordan det kan håndteres. Desuden ligger der video, værktøjer og lignende på Intranettet, som lederen kan benytte efter behov.

Hvert kvartal får Økonomiudvalget en status på sygefraværet. Denne status omfatter januar til juni 2018.

INDSTILLING:

Administrationen indstiller at Økonomiudvalget,

1. tager orientering om status på sygefraværet januar – juni 2018 til efterretning.

2. godkender måltal for sygefravær i 2019.

SAGSFREMSTILLING:

Ad 1

Nedenfor vises fraværsoverblikket opgjort i fraværsdage pr. fuldtidsstilling for perioden januar – juni 2018, sammenlignet med januar – juni for 2017:

	Måltal i fraværsdage for hele 2018	Fraværsdage 2017 (jan-jun)	Fraværsdage 2018(jan-jun)	Forskel	Fuldtidsstillinger
17-18	(gennemsnitlig 2018)
Plan og Teknik		9,26	4,87	-4,39	82,00
Sundhed og Omsorg	11,69	11,41	-0,28	246,00
Børn og Pædagogik	7,07	9,65	2,58	158,00
Skole og Kultur	8,66	6,56	-2,10	325,00
Stabene + Borger og Social	8,40	6,25	-2,15	73,00
I alt	11,30	9,02	8,28	-0,74	884,00

Det er tilfredsstillende, at sygefraværet for hele kommunen fortsat er en smule lavere end samme periode sidste år. Samlet set forventes det, at måltallet på 11,3 for 2018 overholdes. På et enkelt område, børn og pædagogik, har udviklingen dog været negativ i forhold til samme periode sidste år, hvilket særligt skyldes tilfælde af langtidssygemeldinger pga. ikke-arbejdsrelateret sygdom. For at nedbringe fraværet på dette område afholdes der samtaler og dialog.

Ad 2

Arbejdet med at sikre et lavt sygefravær er fortsat et prioriteret fokusområde for organisationen generelt og lederne specifikt. Med det formål at fastholde det gode arbejde om sygefravær, anbefaler administrationen et måltal for 2019 på 11,2 dagsværk. Til sammenligning var resultatet i 2015 på 13,4 dagsværk, i 2016 på 12 dagsværk og i 2017 på 11,3 dagsværk. I forhold til, at Dragør Kommune på nationalt plan er gået fra en 85.plads i 2015 til en 29.plads i 2017, vurderer administrationen, at det fremlagte måltal for 2019 er realistisk. En yderligere stramning vil kunne indebære en hårdere personalepolitik i forhold til håndteringen af fx vores sygemeldte medarbejdere. Uanset måltallet arbejder hele organisationen naturligvis hele tiden for et så lavt sygefravær som muligt.

Indsatser for at nedbringe sygefravær

Der arbejdes i administrationen med en bred vifte af indsatser, som tager afsæt i den politisk vedtagne sygefraværspolitik og de dertilhørende vejledninger. Dette indebærer bl.a. synlighed om retningslinjerne, fraværsstatistik til alle enheder, opfølgning på markante fraværsmønstre mv., hvilket sker i samarbejde mellem HR-afdelingen, lederne, de enkelte fagområder og MED-udvalg. Samlet set er disse aktiviteter den væsentligste indsats og hovedårsagen til faldet i sygefravær de forløbne år.

Eksempler på generelle tiltag er stresskurser og –samtaler samt sikkerhedskurser. Aktuelt tilbydes desuden temadag om mobning, tilbud om massage, og rygestop-kursus.

ØU godkendte den 12. juni 2018 et medlemsforslag om, at der udarbejdes en rekrutteringshandlingsplan for Dragør Kommune, samt et ønske om prioritering af fuldtidsstillinger.

INDSTILLING:

Administrationen indstiller, at orientering om videre proces tages til efterretning.

SAGSFREMSTILLING:

Det er tendensen på landsplan, at der på specifikke fagområder er rekrutteringsvanskeligheder, som der skal søges at finde løsninger på, for at imødekomme de behov, vores organisationer og borgere har. Dertil ønsker Dragør Kommune at være en attraktiv arbejdsplads; både i forhold til rekruttering og i forhold til fastholdelse af alle medarbejdergrupper. Indenfor de nuværende rammer og ressourcer vil administrationen udarbejde en strategi for rekruttering og fastholdelse til politisk godkendelse.

Formålet med strategien er at pege på de bedste værktøjer til at sikre god rekruttering og fastholdelse, så vi i Dragør Kommune altid kan tiltrække og fastholde de bedste medarbejdere til det fortsatte arbejde med at udvikle organisationen og det gode liv i Dragør Kommune.

Procesplan

Til udarbejdelse af strategien vil administrationen på tværs af fagområderne i kommunen afdække dels på hvilke fagområder, hvor rekrutteringsudfordringerne er størst, dels hvor rekrutteringen går godt, så der kan kigges på både positive og negative erfaringer. Administrationen vil desuden kigge på forskning og tendenser på nationalt plan, som kan have indvirkning på rekruttering og fastholdelse, samt en lokal vurdering af, hvor vi i Dragør Kommune står nu. Dette kan bl.a. handle om det gode arbejdsmiljø, god ledelse o.a.

I forhold til rekrutteringsudfordringer kan ses, at der grundet ny uddannelsesreform samt generel lav ledighed hos social- og sundhedsassistenter, er mangel på denne faggruppe på nationalt plan. Denne tendens ser vi også i Dragør Kommune, hvor vi oplever visse rekrutteringsudfordringer inden for området Sundhed og Omsorg, samt for lærere og pædagogisk personale. Derfor vil disse områder i første omgang blive prioriteret som indsatsområder.

Strategi med handleplan

Den færdige strategi vil blive forelagt til politisk godkendelse og vil bl.a. indeholde: 1) En overordnet strategi med udfordringer, potentialer og fælles anbefalinger. 2) Konkrete handlingsplaner målrettet udvalgte områder med særligt behov.

Inddragelse og samarbejde

Arbejdet med strategien vil ske på tværs af organisationen, så alle perspektiver afdækkes. Dialog med HMU og udvalgte medarbejdere vil desuden foregå løbende.

Ansættelse af medarbejdere i fuldtidsstillinger

Når der opstår permanente ledige timer til besættelse, har Dragør Kommune, jf. aftale om deltidsansattes adgang til et højere timetal, pligt til at tilbyde de ledige timer til allerede ansatte medarbejdere, som er på deltid. Administrationen vil rette en særlig fokus på områderne med mange ansættelser på deltid for at sikre, at processen overholdes.

Dragør Strandhotel søger om fornyelse af alkoholbevilling. Fornyelser af alkoholbevillinger er delegeret til administrationen, men sagen forelægges ØU, da der denne gang søges om udvidet nattilladelse til kl. 04.00 fredag og lørdage.

INDSTILLING:

Administrationen indstiller,

1. at ansøgning om forlængelse af alkoholbevilling til Dragør Strandhotel godkendes,
2. at bevillingen gives for 8 år,
3. at nattilladelse gives til kl. 02.00 søndag til torsdag,
4. at nattilladelse gives til kl. 04.00 fredag og lørdag,
5. at Lars Philip Helgstrand godkendes som bestyrer.

SAGSFREMSTILLING:

Dragør Strandhotel ApS har i august søgt om fornyelse af alkoholbevilling til Dragør Strandhotel. Tidligere bevilling er udløbet i februar 2018.

I samme anledning søger Dragør Strandhotel ApS om udvidet nattilladelse til kl. 04.00 fredage og lørdage.

Københavns Politi udtaler sig på det foreliggende, ikke imod en udvidet nattilladelse.

Københavns Politi oplyser restaurationslovens relevante betingelser er opfyldt, hvorfor de ikke taler i mod en fornyelse af alkoholbevillingen på 8 år.

Dragør Kommunes nuværende aftale om lovpligtig ekstern revision udløber med udgangen af 2018. Administrationen har undersøgt rammerne for indgåelse af en ny aftale og kommer med forslag til indgåelse af ny aftale.

INDSTILLING:

Administrationen indstiller,

1. at administrationen forhandler en aftale om levering af revision med BDO på plads fra og med regnskab 2018 til og med regnskab 2021.

2. at administrationen bemyndiges til at indgå aftale med BDO efter afsluttede forhandlinger inden for den nuværende økonomiske ramme.

SAGSFREMSTILLING:

Dragør Kommune står over for at skulle indgå ny kontrakt vedrørende lovpligtig revision af kommunens regnskab, udvidet forvaltningsrevision og tilskuds- og projektregnskaber, da den nuværende kontrakt udløber 31. januar 2019. Som konsekvens har administrationen påbegyndt en proces med at undersøge mulighederne for indgåelse af ny kontrakt.

Leverandørens rolle

Rollen som kommunens eksterne revisor tjener mange formål, og stiller også store krav til den leverandør, kommunen vælger. Leverandøren har til opgave at føre tilsyn med, at kommunen forvalter borgernes penge i overensstemmelse med gældende regler og princippet om saglig forsvarlig forvaltning. Således er leverandøren i sidste ende med til at sikre borgernes tillid til den offentlige forvaltning.

I rollen som ekstern revisor er leverandøren også en samarbejdspartner. Revisoren har til opgave at vejlede og rådgive om praksis, som kan understøtte en moderne, smidig og korrekt kommunal forvaltning og regnskabsførelse. Det gælder også i forhold til nye og fremtidige regler inden for disse områder som leverandøren på forespørgsel eller eget initiativ oplyser om.

Forudsætninger for at løse opgaven

Administrationen har undersøgt rammerne for indgåelse af en ny aftale, og de er nærmere beskrevet i afsnittet om love og regler. På den baggrund er der fundet frem til en relevant leverandør at indhente tilbud fra og indgå i forhandlinger med om en ny aftale.

Der er lagt vægt på følgende betragtninger:

· For at kunne løse opgaverne under kontrakten på tilfredsstillende vis er det en forudsætning, at leverandøren har indgående viden om regnskabsførelse for kommuner og private institutioner samt relevant lovgivning. Tilsvarende niveau af viden skal leverandøren også have om kommunal forvaltning og relevant lovgivning.

· Leverandøren skal formå at administrere rollerne som henholdsvis ekstern kontrol og samarbejdspartner om at forbedre forvaltningen i Dragør Kommune. Derfor er det også vigtigt, at leverandøren kan samarbejde med kommunen gennem konstruktiv dialog.

· Kommunen skal opnå en pris for løsning af opgaven, der står mål med det udførte arbejde. Mindskning af transaktions- og implementeringsomkostninger kan være med til at sikre dette.

Tilbud fra nuværende leverandør BDO

Administrationen vurderer, at det vil være mest fordelagtigt for Dragør Kommune at indhente et tilbud på revision fra kommunens nuværende leverandør BDO. Dette skyldes først og fremmest at administrationen er tilfreds med samarbejdet med BDO.

Desuden kan kun få leverandører i Danmark, levere revision af den kvalitet, som Dragør Kommune har behov for; BDO er en af dem. Leverandøren betjener på nuværende tidspunkt 64 kommuner og 3 regioner.

Derudover har leverandøren under hele det nuværende kontraktforløb formået at administrere rollerne som ekstern kontrol samt rådgiver. BDO har været en vigtig sparringspartner ved opbygningen af det nuværende regnskabsteam og den faglige udvikling på regnskabsområdet i kommunen generelt.

Leverandøren har gennem den nuværende kontraktperiode opnået stort kendskab til kommunens organisation, og der vil derfor ikke være nævneværdige transaktions- og implementeringsomkostninger forbundet med overgangen fra den nuværende til en ny kontrakt. Dette vil ikke være tilfældet såfremt en anden leverandør vælges. Det bemærkes også, at ved indgåelsen af den nuværende kontrakt, afgav BDO tilbuddet til den bedste pris. Der henvises til den lukkede KB sag med sagsnummer 14/3639.

Indgåelse af ny aftale

Administrationen ønsker at fortsætte samarbejdet med BDO på samme gode aftalevilkår som blev opnået sidste gang, der blev indgået aftale. Derfor og i øvrigt på baggrund af de ovenstående betragtninger, ønsker administrationen bemyndigelse til at forhandle en tilfredsstillende aftale på plads med BDO inden for den nuværende økonomiske ramme.

Kenneth Gøtterup (C) har i mail af 5. september 2018 anmodet om at få følgende på dagsordenen:

”C gr. foreslår, at økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen orienteres om den stævning der udtaget mod Dragør kommune vedr. konkret byggesag og har en politisk drøftelse af denne.

Motivation:

Dragør kommune er inden sommerferien blevet stævnet. Kommunalbestyrelsen er blot orienteret om dette pr . mail og er senere i forløbet orienteret om, at der skal gives et modsvar fra kommunens advokat. Yderligere er kommunalbestyrelsen ikke orienteret om. Borgmester har ikke fundet anledning til, at politikerne får uddybende redegørelse eller politisk drøftelse af sagen. Konservative finder det helt naturligt, at kommunens advokater varetager selve sagsbehandlingen, men da det ikke er en rutinesag og meget sjældent, at en kommune stævnes, finder Konservative, at det vil være rimeligt at politikerne orienteres om sagen på et udvalgsmøde, hvor der også vil være lejlighed til såvel en politisk drøftelse som drøftelse/svar fra forvaltningen. Alene at hensætte kommunalbestyrelsen som en passiv part uden mulighed for dialog finder vi ikke korrekt.”

Meddelelser og eventuelt henholdsvis som pkt 15 og 16 på maratondagsordenen for Økonomiudvalgets møde torsdag den 20. september.

Læs mere om de væsentligste beslutninger senere på ugen på DragørNyheder.dk